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衡陽金新萊孚新材料有限公司
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申訴機制

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　　申訴機制

根據(jù)經(jīng)合組織指南：“公司應(yīng)建立公司層級或行業(yè)性的申訴機制

，作為風(fēng)險的早期警報系統(tǒng)

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1. 目的

為了及時發(fā)現(xiàn)和處理各類風(fēng)險與隱患，保障利益相關(guān)方與公司管理層的順暢溝通

，提高與利益相關(guān)方參與和互動的質(zhì)量

，從而建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護各利益相關(guān)方和公司的合法權(quán)益

，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境

，特制定本申訴機制

。

2、適用范圍：我司允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報者）表達與采礦

、貿(mào)易

、加工和出口情況有關(guān)的疑慮，提起申訴

。相關(guān)方包括但不限于：

(1) 公司職員

；

(2) 公司客戶，包括供應(yīng)商

、合作商和采購商

；

(3) 社會組織和媒體；

(4) 供應(yīng)商的員工及客戶

；

(6) 公司運營所在地的居民

。

3、申訴事項

申訴人可就與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈

、經(jīng)營管理決策與活動

、業(yè)務(wù)關(guān)系、內(nèi)外部非業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)

，且實際或可能違反適用于公司的法律法規(guī)或其他要求的情況提出申訴。

、申訴原則

申訴人向公司提出申訴

，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則：

(1) 事實原則：申訴人應(yīng)根據(jù)具體事實而非公司的戰(zhàn)略、政策或方針提出申訴

，并充分

、完整地提供基于事實的證據(jù)和材料；

(2) 關(guān)聯(lián)原則：申訴人可為自身或代表其他個人

、群體或組織提出申訴

，只要申訴事項與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、經(jīng)營管理決策與活動等相關(guān)

，公司不接受也不處理非關(guān)聯(lián)申訴

；

(3) 保密原則：申訴人和公司均應(yīng)在保密的原則下，對申訴進行認真處理

，在申訴處理過程中

，申訴人和公司相關(guān)人員均應(yīng)保守秘密，不在處理程序結(jié)束前就申訴進程和內(nèi)容做公開披露

；

(4) 及時原則：申訴人應(yīng)在知道或理應(yīng)知道相關(guān)事實后的合理時間內(nèi)及時提出申訴

，以便調(diào)查和處理，公司在接受到申訴以后

，應(yīng)及時處理并給予答復(fù)

。只要可能,應(yīng)告知申訴人已收到申訴

，并向其提供有關(guān)處理進程的報告和處理結(jié)果。對送交申訴人的決定,應(yīng)由與申訴涉及的活動無關(guān)的人員做出

，或者對其審查和批準

。

5、申訴渠道

公司設(shè)立部門和公司兩個層面的多種接受申訴的渠道

，具體而言：

(1) 各部門在其業(yè)務(wù)流程中設(shè)立接受申訴的渠道和方式

，包括意見箱、懇談會等為本部門員工設(shè)立的申訴渠道

，以及如客戶滿意度調(diào)查等為與本部門存在業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和其他利益相關(guān)方建立的申訴渠道

；

(2) 設(shè)立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道

，包括公司網(wǎng)站

、總經(jīng)理郵箱和社交媒體等，申訴渠道應(yīng)能公開獲取

。

(3) 公司成立負責(zé)任采購管理工作組

，由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，以及生產(chǎn)

、營銷以及綜合管理各部門一位主要負責(zé)人組成

，申訴人向工作組提出申訴，可撥打公司電話：0734-8310516進行申訴

，或?qū)⑾嚓P(guān)申訴信息郵件發(fā)送至jingyingbu1@hnhyhkxc.com

。

6.申訴程序

所有申訴應(yīng)嚴格遵循以下處理程序：

(1) 申訴人申訴時須填寫公司統(tǒng)一指定并提供的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》（附件 1），說明相關(guān)事實和申訴的訴求

；公司接受申訴的部門應(yīng)做好《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴記錄》

，記錄后應(yīng)要求申訴人簽字確認：

(2) 各業(yè)務(wù)部門經(jīng)由本部門的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門首先進行處理，實行“首問負責(zé)制”

，并可明確主管職責(zé)

，但在相關(guān)申訴事關(guān)另一部門時，則須協(xié)助申訴人將該申訴轉(zhuǎn)交（接到申訴后的3個工作日內(nèi)）相關(guān)業(yè)務(wù)部門

，并告知申訴人

；

(3) 相關(guān)業(yè)務(wù)部門在接到申訴人提出的申訴后，應(yīng)首先研判該項申訴是否符合本制度第二到第四條的受理條件

，如否

，則應(yīng)在接到申訴之日起3個工作日內(nèi)告知申訴人且申訴終止，并在《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》上做好記錄

；

(4) 如果申訴符合受理條件

，各部門應(yīng)在接到申訴之日起10個工作日內(nèi)在部門職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)對申訴事項進行調(diào)查和回應(yīng)，提出處理意見

，如果申訴人接受該答復(fù)即可終結(jié)申訴

；如果申訴人不接受

，則相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助申訴人在5個工作日內(nèi)向負責(zé)任采購管理工作組提出申訴；

(5) 在申訴提交到負責(zé)任采購管理工作組后

，工作組應(yīng)在5個工作日內(nèi)討論該項申訴并在必要時補充調(diào)查

，并應(yīng)確保15個工作日內(nèi)向申訴人做出答復(fù)，提出公司層面的最終解決方案

，如果申訴人接受該項方案

，則申訴正式終結(jié)；如果申訴人仍不能接受解決方案

，則可以尋求企業(yè)以外的解決途徑

，包括司法途徑；

(6) 如果一個申訴明確涉及多個部門的

，須由首先接到申訴的部門通知負責(zé)任采購管理工作組

，并按本條第（5）款的規(guī)定進行處理；

(7) 如果同一申訴人或不同申訴人就經(jīng)由本條各款處理過的相同申訴再次提出申訴的

，由接到申訴的部門或負責(zé)任采購管理工作組告知其前述申訴結(jié)果

，并不予接受申訴；但申訴人如對申訴結(jié)果的執(zhí)行不滿意

，可就此再次提出申訴

。

7. 申訴結(jié)果

申訴人接受答復(fù)、處理意見或解決方案后

，應(yīng)配合相關(guān)部門填寫《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》“申訴人確認” 部分

，承諾接受《申訴書》所列申訴結(jié)果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制

，包括司法解決機制

，并簽名確認

。

申訴處理結(jié)果應(yīng)記錄為一式叁份的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表》（附錄三）

，一份交申訴人保存，一份交存所涉相關(guān)業(yè)務(wù)部門（涉及多個部門的

，可制作相應(yīng)副本）

，一份由公司負責(zé)任采購管理工作組匯總并存檔。

8. 申訴者保護

公司承諾不會因申訴行為對申訴者采取任何形式的報復(fù)

，我們將對匿名申訴人的信息進行保護

，任何人不得以任何借口對申訴人進行打擊報復(fù)。對于未能遵守保密原則導(dǎo)致申訴者利益受損害的雇員

，公司將酌情予以處罰

，嚴重者送交司法機關(guān)處理。

9. 制度實施

(1) 本制度自2023年1月15日起實施

；

(2) 本制度由公司負責(zé)任采購管理工作組最終解釋并負責(zé)修改

。

衡陽金新萊孚新材料有限公司

2023年1月15日

附錄三：  盡職管理體系供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴表

申訴人姓名

職業(yè)

申訴人與公司的聯(lián)系

申訴人聯(lián)系方式

申訴事件發(fā)生日期

申訴事實經(jīng)過
、理由及申訴的訴求（可附頁，并附申訴證據(jù)）：

                                     申訴日期：

                                       申訴人簽名：

相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門處理經(jīng)過及結(jié)論：

部門負責(zé)人：                               日期：

負責(zé)任采購管理工作組處理經(jīng)過及結(jié)論：

負責(zé)人：                                   日期：

申訴人確認：

申訴人：                                   日期：

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申訴人姓名		職業(yè)
申訴人與公司的聯(lián)系
申訴人聯(lián)系方式		申訴事件發(fā)生日期
申訴事實經(jīng)過、理由及申訴的訴求（可附頁，并附申訴證據(jù)）：申訴日期：申訴人簽名：
相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門處理經(jīng)過及結(jié)論：部門負責(zé)人：日期：
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申訴人確認：申訴人：日期：